Entraves para a extinção do papel, dilema entre a informatização e a manutenção do papel, vantagens e dificuldades da informatização nas empresas, é possível acabar com o papel?
Este tema sempre gera polêmica, apesar disso, observamos no mercado uma necessidade cada vez maior por profissionais que saibam gerir informação devido ao caos documentário que se transformou nos últimos tempos. É inegável que a informatização no trabalho mudou o cenário das organizações e o perfil do profissional, pois hoje saber informática é tão básico quanto ter ensino médio completo. Entretanto, o advento de novas tecnologias e a implantação de novos recursos e ferramentas tecnológicas não foram suficientes para exterminar o papel da face da terra, como é o desejo de muitos profissionais.
O grande dilema
O lado que é a favor da extinção do papel acredita que a informatização diminui os custos operacionais, pois tornam mais dinâmicas as rotinas administrativas, além disso, informatizar pode aumentar a capacidade de armazenamento, distribuição e acesso as informações disponibilizadas em meio digital, a economia de espaço físico também é outro fator bastante sedutor. Não se pode negar estes benefícios, porque eles já são uma realidade em muitas empresas, mas o problema é que só o emprego de tecnologia não tem sido suficiente para que a informação chegue ao destino certo de forma íntegra e confiável, o fator humano também contribui bastante nesse processo.
Existe também o lado que é mais comedido e vê com preocupação o vislumbramento tecnológico que assola hoje a sociedade contemporânea, é comum encontrar hoje muitos empresários e até pessoas comuns que pensam que a solução para acabar com toda a papelada está em simplesmente digitalizar tudo e disponibilizar tudo via CD, DVD e outras mídias afins ou via web, porém há alguns entraves que impedem que este sonho de muita gente se torne realidade, são questões que têm dificultado e em muitos casos até impedido a extinção total do papel, acompanhe nossos comentários acerca dessas questões:
Questões legais
Uma boa parte do judiciário brasileiro ainda não aceita o documento digital como fonte de prova, exceto em casos de crimes cibernéticos e em situações já regulamentadas por instrumentos legais próprios. Cada caso tem sua especificidade, que precisa ser observada com cautela por todos que querem abolir o papel de suas empresas.
Questões tecnológicas
A constante mudança de tecnologia tem colaborado para que os suportes (local onde se registra a informação), os hardwares e softwares se tornem obsoletos rapidamente. Esta é uma das grandes dificuldades que acaba inibindo muitas empresas a adotar este tipo de armazenamento de informação.
Questões culturais
Em todas as organizações existe uma cultura organizacional (um costume ou jeito de ser das pessoas que trabalham na empresa) que favorecem ou dificultam a implantação de novas tecnologias bem como o uso mais racional delas. A facilidade de se produzir um documento no computador tem causado um aumento estrondoso no volume de papel nas empresas, não existindo em muitos casos critérios específicos para produção, guarda e descarte desses documentos. Pesquisas na área revelam que aumentou o número de papel depois do crescimento da informatização nas empresas, pois hoje muitos ainda produzem documentos indiscriminadamente sem avaliar com cautela a sua real utilidade. Deste modo, mesmo com a tecnologia disponível, muitas pessoas ainda querem o registro das informações na midia tradicional papel porque acreditam muito mais na autenticidade do documento impresso, mesmo com todas as garantias e certificações digitais existentes em muitos sistemas.
Questões financeiras
Informatizar requer investimento em equipamentos de informática, em pessoal qualificado parar implantar e gerir os sistemas informatizados, além do constante investimento em suprimentos e recursos físicos necessários para que a informatização traga os reais benefícios que ela pretende. Porém, algumas empresas por comodidade ou visando uma possível economia não investem de forma adequada nas tecnologias que poderão no futuro reduzir seus custos e aumentar sua qualidade de produto ou serviço. A papelada muitas vezes fica no escanteio e realmente só começa a preocupar quando muitos são penalizados através de multas e processos por conta da desorganização das informações. Para pessoas comuns as novas tecnologias ainda são caras, sem contar que o acesso a educação digital ainda não está disponível a todos.
Questões históricas e científicas
Existem documentos que precisam ser preservados no seu suporte original para sempre devido ao seu valor histórico inestimável tanto para a memória institucional quanto para a ciência. O que seria de nós por exemplo se perdessemos a carta de Pero Vaz de caminha? Muita coisa não saberíamos, muita coisa não seria estudada nem descoberta porque a fonte poderia ter sido perdida de forma discriminada. É isso que os historiadores e especialistas em memória temem: que não restem documentos nem informações confiáveis para contar nossa história e propiciar novas descobertas. Além disso, muitos campos da ciência dependem da informação na sua fonte original para desenvolver suas pesquisas, invenções e melhorias para a sociedade.
Considerações finais
É por estas e outras questões aqui levantadas que se torna tão difícil acabar com o papel, embora haja setores mais favoráveis a sua extinção e outros que tentam recuar o máximo essa possível tendência, o mais importante a saber é que devemos ter a tecnologia como aliada no que tange a informação, porém devemos ter também cautela quanto a preservação da informação seja lá em que suporte for. O essencial é que a informação seja; acessível a quem se destina, relevante, útil, confiável e armazenada de forma segura que possibilite futuras consultas.
Enfim, o mais importante nesta discussão não é acabar com o papel e sim preservar a informação, pois é a informação o elemento primordial desta nova era da gestão do conhecimento que estamos vivendo, se podemos contar com a tecnologia como aliada só temos a ganhar, o que precisamos é encontrar um equilibrio nessa história.
Fonte: Escritos Ideológicos
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